Školení spisové služby

Typy školení:

•  Základní školení spisové služby

Školení je určeno především pro nové pracovníky následujících oblastí (pracovníky zodpovědné za vedení spisové služby na pracovišti; vedoucí a pracovníky THS; vedoucí a pracovníky organizačních útvarů (spisových uzlů), kteří používají ESSL, ISSD, popř. aplikace externích subjektů apod.; pracovníky spravující projektovou a grantovou dokumentaci). Nicméně výše uvedené školení je vhodné pro všechny zaměstnance pracovišť AV ČR. Absolventi školení se seznámí se základními principy důvěryhodné správy dokumentů (úředních i vědeckých) a základním legislativních a odborným rámcem.

• Jak správně napsat spisový řád pracoviště AV ČR?

Účastníci školení se seznámí se základními pravidly tvorby spisového řádu, který je základním a nezastupitelným interním předpisem upravující komplexní správu dokumentů instituce; s jeho zařazením v hierarchii ostatních interních norem pracoviště apod.
Nedílnou součástí školení budou informace o legislativních, organizačních odborných a dalších zdrojích, které musí být při tvorbě spisového řádu zohledněny. Součástí budou praktické příklady správného spisového řádu.

•  Důvěryhodné úřadování v AV ČR

Školení úvodem seznámí účastníky s organizačním, legislativním a metodickým rámcem správy dokumentů (ČR a EU). Hlavní pozornost bude věnována důvěryhodnému a právně validnímu postupu správy dokumentů v digitální i analogové podobě v tzv. hybridní spisové službě, které je v prostředí AV ČR stále dominantním způsobem správy dokumentů. Jedním z cílů školení je nastínit pracovištím AV ČR výhody plného elektronického oběhu dokumentů, která je v souladu s aktuální legislativou.

•  Atestace elektronických systémů spisové služby (ESSL) – příprava a implementace atestovaného ESSL

V souvislosti se změnami právních předpisů z oblasti spisové služby, došlo k přechodu téměř všech veřejnoprávních původců na povinnost vedení správy dokumentů v atestovaném informačním systému ESSL (viz § 69b zákona č. 499/2004 Sb.). Výše uvedené školení je určeno pro ta pracoviště, která bude čekat buď implementace nového atestovaného ESSL nebo upgrade stávajícího ESSL na atestovanou verzi.  
Diskutována budou související témata spojená s optimálním nastavením, resp. propojením ESSL s ostatními agendovými informačními systémy pracoviště (interními, popř. externími), migrace dat, skartační řízení, retrospektivní validace dokumentů, apod., komunikace s dodavateli apod.

•  Skartační řízení, mimo skartační řízení v AV ČR

Účastníci školení se seznámí se základními pravidly skartačního řízení. Mezi ně patří například: kontrola  a příprava dokumentů pro skartační řízení; předávání a převzetí dokumentů do spisovny; tvorba skartačního návrhu, skartační protokol a praktické vzory; komunikace s archivem; výběr archiválií a skartace dokumentů – průběh listinného i elektronického skartačního řízení a výběr archiválií mimo skartační řízení.

•  Legislativní a organizační rámec spisové služby a eGovernmentu
•  Základní terminologie v oblasti spisové služby a eGovernmentu
•  ESSL – „Moje spisovka“ a „Dobrá spisovka“

Školení bude zaměřeno na praktické používání aplikace ESSL, provede jejími jednotlivými moduly a seznámí je s jejich funkcionalitami na praktických příkladech. Důraz bude kladen přímo na potřeby účastníků školení, kdy se jim v případě potřeby bude snažit najít vhodná řešení na konkrétní problémy týkající se používání aplikace z uživatelského hlediska.

•  Ostatní (dle aktuální potřeby)

Pravidelná školení, která Masarykův ústav a Archiv AV ČR zajišťuje v oblasti spisové služby na pracovištích AV ČR, jsou určena pro:

• pracovníky zodpovědné za vedení spisové služby na pracovišti,
• vedoucí a pracovníky THS,
• vedoucí a pracovníky organizačních útvarů (spisových uzlů), kteří používají ESSL, ISSD, popř. aplikace externích subjektů apod.,
• pracovníky spravující projektovou a grantovou dokumentaci,
• všechny pracovníky AV ČR.